為了助力行政工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化、制度化，并進(jìn)一步加強(qiáng)和管理，明確辦公程序，提高辦公效率，保障戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展。
需要行政人在工作中不斷制定一些規(guī)章制度，做到事事有章可循，有制度的引導(dǎo)員工執(zhí)行。
小知就來和大家分享一下建立行政管理制度的sop，文末還有管理制度模版領(lǐng)取哦~
一、做好準(zhǔn)備工作
準(zhǔn)備工作是制定管理制度的基礎(chǔ)，只有夯實(shí)基礎(chǔ)，才能讓制度更可行更落地。
01 調(diào)研考察
無論現(xiàn)在是否已經(jīng)有了成型的管理制度，日常管理工作都會(huì)有這樣或那樣的問題存在，調(diào)研考察其實(shí)就是“找問題”，帶著這些問題再去進(jìn)行后續(xù)的步驟。
合規(guī)問題：是不是存在管理漏洞、是不是有哪些制度的沖突、有沒有管理真空等。 效率問題：流程上有沒有繁瑣冗雜的部分、是不是有些工作沒有意義的無用功等。 執(zhí)行問題：管理規(guī)定與實(shí)際執(zhí)行是否存在偏差、是否有一些條款完全成了擺設(shè)等。
執(zhí)行部門：一線執(zhí)行部門更了解目前制度的執(zhí)行情況，以及他們的工作過程、工作習(xí)慣等。 協(xié)同部門：需要多部門合作的部分，要各了解各部門的分工情況。 內(nèi)控部門：了解完上面兩個(gè)部門后，再到從內(nèi)控的角度看來是否有還需要規(guī)范的地方。
d.請(qǐng)調(diào)研對(duì)象進(jìn)行書面確認(rèn)，以保證他反饋的意見和建議被正確記錄。如果調(diào)研對(duì)象提出好的方向和思路，也可以以此為據(jù)對(duì)他進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
02 分析原因
將我們收集來的一大堆問題統(tǒng)一整理分析，原則就是“根據(jù)現(xiàn)象，判定原因”。
要篩選出這些問題中，哪些是因?yàn)槁氊?zé)不清晰、分工不明確造成的；哪些是應(yīng)為工作標(biāo)準(zhǔn)不清晰、工作流程不規(guī)范造成的；哪些是協(xié)同方式不明確造成的；還有哪些是因?yàn)閳?zhí)行人員能力與責(zé)任心不足造成的。
這里就要求我們熟悉管理的邏輯和原則，確保原因分析不出現(xiàn)偏差。
03 平衡解決
分析完原因之后，我們就要來找到解決方法，但這個(gè)解決方法一定是要在衡量過“成本”、“效率”和“合規(guī)”這三個(gè)方面之后，再下結(jié)論。
當(dāng)然，也要根據(jù)公司的實(shí)際情況，合理安排這三點(diǎn)的優(yōu)先級(jí)。例如，初創(chuàng)企業(yè)，可以將“效率”作為首要考慮因素，“成本”和“合規(guī)”的優(yōu)先級(jí)可以適當(dāng)靠后；
如果企業(yè)已經(jīng)進(jìn)入發(fā)展穩(wěn)定期，或準(zhǔn)備上市，那就要優(yōu)先考慮“合規(guī)”的問題了。
04 產(chǎn)出成果
這一步就是將上面我們所做的工作，整理成為報(bào)告，內(nèi)容包含：
③針對(duì)已存在的問題，擬定了怎樣的解決方案？
清晰準(zhǔn)確地總結(jié)好我們這一階段的所有工作，為后續(xù)的文本起草做好準(zhǔn)備。
二、編寫制度文件
下面我們就可以著手開始寫管理制度了，兩個(gè)部分需要特別注意，一個(gè)是結(jié)構(gòu)，一個(gè)是行文。
01 結(jié)構(gòu)：六大模塊
具體各部分內(nèi)容包括：
其實(shí)就是管理制度的引言部分，簡單介紹本制度包含的內(nèi)容即可。
*綜述示例（來自知行曉政資料庫《辦公園區(qū)管理規(guī)定》）
“范圍”用以規(guī)定本制度的適用范圍，是針對(duì)整個(gè)集團(tuán)，還是某分公司，或是某事業(yè)部等。
*定義示例（來自知行曉政資料庫《資產(chǎn)管理規(guī)定》）
*范圍示例（來自知行曉政資料庫《接待工作管理規(guī)定》）
“授權(quán)”就是明確各管理權(quán)限，特別是涉及費(fèi)用支出、資產(chǎn)處置、人員調(diào)整等重要行為。
*職責(zé)示例（來自知行曉政資料庫《檔案管理規(guī)定》）
這部分是管理制度中最主要的內(nèi)容，就是將我們?cè)谏弦徊襟E中的“產(chǎn)出結(jié)果”進(jìn)行展開，將解決方案整理成為規(guī)范化要求。
可以與責(zé)任人的績效掛鉤，也可以直接體現(xiàn)在實(shí)際收入中，但是注意考核標(biāo)準(zhǔn)一定要清晰公允、易于判斷。
這部分就是對(duì)管理制度中所出現(xiàn)的信息進(jìn)行匯總，或?qū)δ臣?xì)則進(jìn)行補(bǔ)充說明，可以是制度中所提到的表單模板、詳細(xì)的SOP手冊(cè)等。
*示例（來自知行曉政資料庫《行政費(fèi)用預(yù)算管理規(guī)定》）
02 行文：四大原則
作為具有權(quán)威性的工作指導(dǎo)材料，要特別注意表述方式和文件格式，主要有四條原則：
a.邏輯條理清晰
b.執(zhí)行細(xì)則明確
c.文字準(zhǔn)確簡潔
d.格式整潔大方
格式要統(tǒng)一，這部分可以參考我們之前寫過的《行政必須掌握的公文規(guī)范》。
三、部門推演評(píng)審
評(píng)估推演其實(shí)就是“紙面演習(xí)”的過程，這就需要多個(gè)部門來共同參與。
一般情況下，可先由執(zhí)行部門按照新編的管理制度進(jìn)行演習(xí)，評(píng)估可行性和落地性。
然后，協(xié)同部門參與評(píng)估，并著重針對(duì)制度中關(guān)于分工合作的部分是否合理，是否可以正確執(zhí)行。
接著由內(nèi)控部門來核查新制度的合規(guī)性，其中是否有管理漏洞。
最后匯總?cè)齻€(gè)部門的意見，制度編寫團(tuán)隊(duì)進(jìn)行修訂，再通過書面形式交由上述三個(gè)部門確認(rèn)，完成評(píng)估推演閉環(huán)。
四、審批下發(fā)制度
經(jīng)過上述三個(gè)步驟后，我們的行政管理制度文件就已經(jīng)成型了，接下來就是按照公司的文件下發(fā)流程進(jìn)行審核下發(fā)。
作為編制團(tuán)隊(duì)，可以在發(fā)起審批流程時(shí)，備注一些必要的信息說明，便于后續(xù)領(lǐng)導(dǎo)審核能快速了解本制度的目的及內(nèi)容，便于流程的快速通過。
4、后續(xù)將根據(jù)執(zhí)行情況進(jìn)行修訂。
到這里，我們的管理制度的編制就完成了，接下來就要真正開始下發(fā)執(zhí)行。
五、執(zhí)行管理制度
任何一個(gè)制度都不可能一經(jīng)制定就完美執(zhí)行，所以需要有“試點(diǎn)試行”的過程。
可規(guī)定6-9個(gè)月的試行期，試行期內(nèi)不將管理制度的執(zhí)行納入考核，給予大家一個(gè)緩沖，在試行結(jié)束前3-4周統(tǒng)計(jì)目前制度的執(zhí)行情況和問題，進(jìn)行新一輪的修訂再正式實(shí)施。
正式實(shí)施后，也要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況進(jìn)行定期修訂。如果企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行變化不大，修訂周期可以在2-3年，如果企業(yè)正在快速發(fā)展階段，修訂周期可以控制在1.5-2年。
以下是某集團(tuán)性企業(yè)（全國22個(gè)城市有49家分支機(jī)構(gòu)）的采購管理制度執(zhí)行實(shí)施的時(shí)間線，可以給大家作為參考。
六、行政管理制度都有哪些？
一套成體系的行政管理制度通常會(huì)覆蓋公司運(yùn)營的多個(gè)層面。
行政管理制度可分為日常辦公向、人力資源向、財(cái)務(wù)向、員工關(guān)懷向、對(duì)外事務(wù)向、職場空間向、后勤保障向。每個(gè)模塊包含著不同的細(xì)分管理制度（如下圖所示）
*此分類僅供參考
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當(dāng)然，行政管理制度不是一蹴而就的，是一個(gè)慢慢累積的過程，需要不斷地結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況來進(jìn)行修改完善，最終才能產(chǎn)生一套適配自己企業(yè)的行政管理制度。
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